Privacy & cookies.

Wie is verantwoordelijk?

Lotus Security & Services, Daltonstraat 17, 1964 TD Heemskerk, KvK 94961409, is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven. U bereikt ons via email@lotussecurity.info of +31 6 14406337.

Welke gegevens gebruiken wij?

Wanneer u contact opneemt, verwerken wij de gegevens die u zelf verstrekt. Dat kunnen uw naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, telefoonnummer, e-mailadres en de inhoud van uw bericht zijn. Bij een personeelsaanvraag kan het ook gaan om de gewenste dienstverlening, locatie, datum, tijden, omvang en bijzonderheden van de inzet. Bij een kennismaking voor werk of samenwerking verwerken wij de informatie die u over uw ervaring en beschikbaarheid deelt.

De website verwerkt daarnaast technische informatie die nodig is om pagina’s te leveren en te beveiligen, zoals IP-adres, browser, apparaat, tijdstip en opgevraagde pagina. Stuur via een algemeen formulier geen BSN, kopie van een identiteitsbewijs, medische gegevens of informatie over strafrechtelijke antecedenten. Als aanvullende documenten nodig zijn, spreken wij daarvoor afzonderlijk een passende werkwijze af.

Waarom en op welke grondslag?

• Vragen, offertes en aanvragen: om uw verzoek te beantwoorden en op uw verzoek een mogelijke overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Bij contactpersonen van organisaties is ons gerechtvaardigde belang het onderhouden van het zakelijke contact en het behandelen van de aanvraag.
• Werk en samenwerking: om op uw verzoek te beoordelen of een passende samenwerking mogelijk is en hierover contact te hebben.
• Klachten en feedback: om uw melding te onderzoeken, te beantwoorden en onze dienstverlening te verbeteren, op basis van ons gerechtvaardigde belang bij een zorgvuldige dienstverlening en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.
• Technisch beheer: om de website beschikbaar te houden, storingen te onderzoeken en misbruik tegen te gaan. Dit dient ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en werkende website.
• Wettelijke administratie: om te voldoen aan toepasselijke administratie- en bewaarplichten wanneer een aanvraag tot een opdracht leidt.

Bij een gerechtvaardigd belang wegen wij de noodzaak van de verwerking af tegen uw privacybelang. Verwerking waarvoor toestemming nodig is, vindt alleen met die toestemming plaats. U kunt deze later intrekken. Het intrekken tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.

Hosting, formulieren en andere ontvangers

Deze website draait op Squarespace. Squarespace verwerkt technische bezoekgegevens en gegevens die u via een websiteformulier indient om de website en formulieren te laten werken. Formulierberichten kunnen in de websiteomgeving worden opgeslagen en worden doorgegeven aan onze zakelijke mailbox. Onze e-maildienstverlener verwerkt berichten voor de ontvangst, opslag en verzending daarvan. Binnen Lotus krijgen alleen personen toegang voor wie dat nodig is voor de behandeling.

Wij verkopen uw gegevens niet. Als een aanvraag afstemming met een professional of samenwerkingspartner vraagt, delen wij alleen wat voor die afstemming noodzakelijk is. Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt als de wet dat verplicht. Voor de verwerking door Squarespace geldt het Data Processing Addendum als onderdeel van de dienstverlening.

Dienstverleners zoals Squarespace en WhatsApp kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zulke doorgiften gelden de waarborgen van de betreffende aanbieder, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Meer informatie staat in de privacyverklaring van Squarespace.

Sollicitatiegegevens en documenten

Bij een sollicitatie verwerken wij uw naam, contactgegevens, bericht en de informatie die u vrijwillig verstrekt over uw gewenste functie, beschikbaarheid en ervaring. Als u documenten meestuurt, verwerken wij ook de inhoud van uw cv, motivatiebrief en overige bijlagen. Wij gebruiken deze gegevens om uw sollicitatie te behandelen en hierover met u te communiceren. Verstrek alleen informatie die daarvoor nodig is. Stuur geen BSN, kopie van uw identiteitsbewijs, medische gegevens of informatie over strafrechtelijke antecedenten mee.

Waar ons formulier de beveiligde documentupload gebruikt, worden uw formuliergegevens en bestanden via Cloudflare doorgegeven aan een afgeschermd sollicitatiedossier in onze zakelijke Microsoft 365-omgeving. Microsoft verwerkt de gegevens voor opslag, beschikbaarstelling en beveiliging. Alleen bevoegde Lotus-beheerders en personen die uw sollicitatie behandelen, mogen het dossier inzien. Een dossierlink geeft op zichzelf geen toegang: daarvoor is een bevoegde aanmelding nodig. Onze interne formuliermelding bevat de ingevulde gegevens en een verwijzing naar het dossier. Voor die melding en uw ontvangstbevestiging blijven wij gebruikmaken van Squarespace en onze zakelijke e-mailvoorziening.

Beveiliging van het uploadformulier

Voor de beveiligde uploadroute gebruiken wij Cloudflare, waaronder Turnstile, om geautomatiseerd misbruik tegen te gaan en het aantal uploads te beperken. Daarbij worden technische gegevens verwerkt, zoals uw IP-adres, browser- en apparaatgegevens en gegevens over de veiligheidscontrole. Cloudflare verwerkt de ingediende gegevens en bestanden ook bij het doorgeven aan onze documentopslag. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Cloudflare en het Turnstile Privacy Addendum.

Voor de zakelijke Microsoft-diensten gelden de afspraken over gegevensbescherming binnen Microsoft 365. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Microsoft. Deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; daarvoor gelden de toepasselijke doorgiftewaarborgen.

Telefoon, e-mail en WhatsApp

Een telefoon- of e-maillink opent uw eigen telefoon- of e-mailprogramma. Onze WhatsApp-knoppen zijn gewone links: pas als u erop klikt, opent u WhatsApp. U kiest zelf of u een bericht verstuurt. Voor het gebruik van WhatsApp geldt ook het privacybeleid van WhatsApp. U kunt ons altijd via telefoon of e-mail bereiken als u WhatsApp liever niet gebruikt.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren gegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Bij een vraag of vrijblijvende aanvraag beoordelen wij na de afhandeling of bewaren nog nodig is voor opvolging, gemaakte afspraken of een mogelijk geschil. Gegevens die niet meer nodig zijn worden verwijderd. Als een opdracht ontstaat, kunnen gegevens deel uitmaken van de opdrachtadministratie en gelden de bijbehorende wettelijke bewaarplichten.

Voor een afgeronde sollicitatie zonder aanstelling hanteren wij als uitgangspunt verwijdering uiterlijk vier weken na afronding. Langer bewaren voor toekomstige mogelijkheden gebeurt alleen na een afzonderlijke afspraak en uw toestemming, voor maximaal één jaar. Klachtdossiers worden bewaard zolang dat nodig is voor de behandeling, de aantoonbaarheid daarvan en eventuele wettelijke verplichtingen of geschillen.

De genoemde bewaartermijnen voor sollicitaties gelden ook voor de bijbehorende documenten en kopieën in onze formulieromgeving en zakelijke mailboxen. Bij afronding beoordelen wij welke gegevens verwijderd moeten worden. Bewaren voor toekomstige mogelijkheden gebeurt alleen met de hiervoor beschreven afzonderlijke toestemming.

Cookies en sfeerbeelden

In Squarespace is het activiteitenlog uitgeschakeld en is de beperking van niet-noodzakelijke cookies ingeschakeld. Noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken kunnen wel worden gebruikt voor de werking en beveiliging van de website en formulieren. De cookie-instellingen zijn op 17 oktober 2026 gecontroleerd. Als wij later aanvullende analyse- of advertentietechnieken toevoegen waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vooraf.

Op enkele pagina’s laden wij sfeerbeelden vanaf images.unsplash.com. Bij het laden ontvangt deze externe beeldserver technische gegevens, waaronder uw IP-adres en browserinformatie. Deze beelden dienen ter illustratie van een omgeving; zij tonen geen bevestigde opdrachtgevers of eigen projecten van Lotus.

Uw rechten

U kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van uw gegevens, voor zover het betreffende recht van toepassing is. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek aan email@lotussecurity.info. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen; stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is en meer tijd nodig is, informeren wij u binnen die maand over de reden en verlenging. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze website of verwerking verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Deze verklaring gaat over de website en het eerste contact. Voor specifieke opdrachten of personeelsdossiers kan aanvullende informatie worden verstrekt.